Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản pháp lý được lập ra khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, nhằm mục đích thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về nội dung cần điều chỉnh. Đây là căn cứ quan trọng để xử lý các sai sót, điều chỉnh thông tin trên hóa đơn theo quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là theo Thông tư 91/2026 TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Biên bản này không chỉ giúp minh bạch thông tin giữa hai bên mà còn đảm bảo tính hợp pháp, chính xác trong hồ sơ kế toán và kê khai thuế. Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời các sai sót phát sinh.
Thông thường, biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ thể hiện chi tiết những sai sót trên hóa đơn gốc, các nội dung phải điều chỉnh, hình thức điều chỉnh (điều chỉnh hoặc thay thế) và cam kết của các bên liên quan. Việc lập biên bản phải tuân thủ quy định về nội dung và thủ tục ký chữ ký đại diện, đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy trình ký số điện tử trong trường hợp hóa đơn là hóa đơn điện tử.
Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Không phải mọi sai sót trên hóa đơn đều bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Theo quy định tại Thông tư 91/2026 TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập trong các trường hợp khi hóa đơn điện tử đã phát hành xảy ra sai sót nghiêm trọng về các nội dung bắt buộc phải điều chỉnh.
Cụ thể, biên bản điều chỉnh cần được lập khi:
- Mã số thuế sai: Khi hóa đơn ghi sai mã số thuế của bên mua hoặc bên bán, gây ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và đối chiếu thông tin.
- Sai tên, địa chỉ hoặc thông tin cơ bản của bên mua/bên bán: Những sai sót này ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn và phải được điều chỉnh thông qua biên bản.
- Sai nội dung hàng hóa, dịch vụ: Sai tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc số tiền trên hóa đơn.
- Các sai sót khác ảnh hưởng đến giá trị hoặc tính pháp lý của hóa đơn.
Việc lập Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn là bắt buộc nếu bên mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Trong trường hợp bên mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo về sai sót và cách xử lý trên website hoặc trực tiếp.
6
Nội dung bắt buộc trong biên bản và thông tin hai bên
Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải được thiết kế đầy đủ, rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện cho việc kiểm tra, lưu trữ. Dưới đây là những nội dung bắt buộc cần có trong biên bản điều chỉnh hóa đơn:
- Thông tin về hai bên liên quan:
- Tên đơn vị hoặc cá nhân
- Mã số thuế chính xác
- Địa chỉ trụ sở hoặc nơi kinh doanh
- Người đại diện hợp pháp (nếu có), kèm chữ ký đại diện
- Thông tin hóa đơn bị điều chỉnh:
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn
- Tên hàng hóa, dịch vụ bị sai sót (nếu cần thiết)
- Nội dung sai sót cụ thể: Mô tả chi tiết những thông tin sai trên hóa đơn cần điều chỉnh như sai mã số thuế, sai tên, địa chỉ, sai số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế GTGT, thành tiền hoặc các sai sót khác.
- Phương án xử lý: Ghi rõ hình thức điều chỉnh hóa đơn là lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế, đồng thời thống nhất cách thức xử lý.
- Cam kết và chữ ký: Cam kết của các bên về việc thỏa thuận xử lý sai sót và thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo đúng quy định. Biên bản cần có chữ ký đại diện hợp pháp của cả hai bên và đóng dấu nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu.
- Ngày, tháng, năm lập biên bản.
Việc đảm bảo đầy đủ các thông tin trên không chỉ giúp biên bản điều chỉnh hóa đơn có giá trị pháp lý mà còn giúp kế toán dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần chú ý kỹ quy trình ký số để đảm bảo tính xác thực và tuân thủ quy định về chữ ký số điện tử. Việc ký chữ ký đại diện kết hợp với ký số sẽ làm tăng tính pháp lý và thuận tiện trong lưu trữ, truyền nhận điện tử.
Quy trình ký và lưu trữ biên bản
Quy trình ký và lưu trữ biên bản điều chỉnh hóa đơn là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và dễ dàng quản lý thông tin sai sót trên hóa đơn. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình này:
Ký biên bản điều chỉnh hóa đơn
Đối với biên bản điều chỉnh hóa đơn giấy, các bên cần thực hiện ký tay đại diện có thẩm quyền, đồng thời đóng dấu công ty nếu doanh nghiệp có sử dụng con dấu. Việc ký này thể hiện sự đồng thuận và xác nhận của hai bên về nội dung điều chỉnh hóa đơn.
Đối với biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, việc ký số là bắt buộc theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử. Quy trình ký số bao gồm:
- Bên lập biên bản chuẩn bị file biên bản theo định dạng điện tử.
- Sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký điện tử trên biên bản, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực.
- Gửi biên bản đã ký số cho bên mua để xác nhận hoặc lưu trữ.
Quy trình ký số giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro mất mát văn bản và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu về sau.
Lưu trữ biên bản điều chỉnh hóa đơn
Việc lưu trữ biên bản điều chỉnh hóa đơn phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan gồm:
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn đã ký, có thể lưu trữ bản giấy hoặc bản điện tử.
- Hóa đơn điện tử gốc phát hành có sai sót.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đã lập.
- Văn bản thỏa thuận hoặc thông báo điều chỉnh hóa đơn (nếu có).
Việc lưu trữ cần đảm bảo dễ dàng tra cứu, bảo mật và tuân thủ thời gian lưu trữ theo quy định pháp luật (thường là tối thiểu 10 năm). Đặc biệt, với biên bản và hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống lưu trữ điện tử chuyên nghiệp, tích hợp quy trình ký số và truy xuất nhanh chóng.
Áp dụng quy trình lưu trữ bài bản giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro liên quan đến kiểm tra thuế, hỗ trợ công tác kế toán và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Chọn kế toán ATS cho xử lý kế toán biên bản điều chỉnh hóa đơn
ATS là đơn vị uy tín chuyên cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, trong đó có xử lý các nghiệp vụ liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn và các nghiệp vụ kế toán hóa đơn điện tử. Chọn Kế Toán ATS có nhiều ưu điểm nổi bật giúp doanh nghiệp yên tâm và tiết kiệm thời gian, chi phí:
- Đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm: ATS có đội ngũ kế toán viên, chuyên gia thuế giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc các quy định mới nhất như Thông tư 91/2026 TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đảm bảo xử lý chính xác, nhanh chóng các sai sót hóa đơn và lập biên bản điều chỉnh đúng quy định.
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp: ATS áp dụng quy trình kiểm tra, xác minh thông tin, hỗ trợ khách hàng lập biên bản, ký chữ ký đại diện đúng chuẩn và hướng dẫn ký số theo quy trình chuẩn, giúp doanh nghiệp tránh sai sót pháp lý.
- Tư vấn tận tâm, hỗ trợ toàn diện: Khách hàng được tư vấn chi tiết về cách ghi nội dung biên bản, quy trình điều chỉnh hóa đơn, lưu trữ hồ sơ và các vấn đề liên quan đến thuế, kế toán. ATS luôn đồng hành để giải đáp thắc mắc.
Kết luận
Tóm lại, việc lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời các sai sót phát sinh mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ trong quá trình kê khai và hạch toán thuế. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết cùng mẫu chuẩn được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế, hạn chế rủi ro về pháp lý và kế toán. Nếu còn băn khoăn về cách lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc cần cập nhật các quy định mới nhất, hãy thường xuyên theo dõi những bài viết của Kế toán ATS để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử luôn đúng quy định và hiệu quả.
